Integritetspolicy för Begåvningsdagen

1. Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för den behandling som beskrivs i denna policy är:

Begåvade Unga Perspektiv Norden
Kontaktperson: Sten Collander
Organisationsnummer: 19730606-0471
Postadress: Baltzar von Platens gata 11, 112 42 Stockholm
E-post: hej@begåvningsdagen.se
Telefon: 0760-444637

Vi ansvarar för att personuppgifterna behandlas enligt dataskyddsförordningen (GDPR) och annan tillämplig lagstiftning.

2. Vilka personuppgifter samlar vi in?

Beroende på hur du använder våra tjänster kan vi behandla följande uppgifter:

Vid anmälan till Begåvningsdagen:

• Namn och e-postadress till deltagare och bokare.
• Telefonnummer, om det lämnas.
• Arbetsplats eller organisation, om tillämpligt.
• Vald konferensort och bokade deltagarplatser.
• Faktureringsadress, organisationsnummer, fakturareferens och andra nödvändiga betalningsuppgifter.
• Uppgifter om bokningsstatus, betalning, ändringar och avbokningar.
• Frivilligt lämnade kostpreferenser, allergier och tillgänglighetsbehov.

När du kontaktar oss:

• Namn, kontaktuppgifter och innehållet i din kommunikation.

När du besöker webbplatsen:

• Tekniska uppgifter som kan förekomma i serverloggar, exempelvis IP-adress, webbläsarinformation och tidpunkt för besöket.
• Information från eventuella cookies eller liknande tekniker enligt vår separata cookieinformation.

Vi ber dig att inte lämna fler personuppgifter än vad som behövs.

3. Varför behandlar vi uppgifterna?

Vi behandlar personuppgifter för att administrera anmälningar och genomföra evenemanget, fakturera och bokföra, kommunicera med deltagare samt hantera frivilligt lämnade kostpreferenser och praktiska behov.

Rättslig grund är avtal, berättigat intresse eller rättslig förpliktelse beroende på behandlingens art.

Uppgifter om exempelvis allergier eller hälsorelaterade tillgänglighetsbehov kan vara känsliga personuppgifter och behandlas endast när vi har en giltig rättslig grund och ett tillämpligt undantag enligt GDPR, exempelvis uttryckligt samtycke.

Du kan avstå från att lämna sådana uppgifter och i stället kontakta oss för att diskutera praktiska lösningar.

Nyhetsbrev och information om framtida evenemang

Om du frivilligt anmäler dig till våra nyhetsutskick använder vi din e-postadress för det ändamålet.

När behandlingen grundas på samtycke kan du när som helst återkalla det genom avregistreringslänken i utskicken eller genom att kontakta oss.

4. Hur länge sparar vi personuppgifter?

Vi sparar personuppgifter endast så länge det behövs för respektive ändamål.

• Boknings- och deltagaruppgifter sparas under den tid som krävs för att administrera evenemanget och därefter så länge de behövs för eventuella krav, reklamationer eller andra berättigade ändamål.
• Bokföringsmaterial sparas enligt gällande bokföringslagstiftning.
• Uppgifter om allergier och andra känsliga praktiska behov raderas eller avidentifieras så snart de inte längre behövs för evenemangets genomförande, om det inte finns ett särskilt lagligt skäl att behålla dem.
• Uppgifter för nyhetsbrev sparas tills du avregistrerar dig eller tills behandlingen annars ska upphöra.
• Kontaktärenden sparas så länge de behövs för att besvara och följa upp ärendet.

När uppgifterna inte längre behövs raderas eller avidentifieras de, om vi inte är skyldiga att spara dem enligt lag.

5. Vilka kan få tillgång till uppgifterna?

Endast personer som behöver uppgifterna för sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.

Vi kan dela relevanta uppgifter med leverantörer som hjälper oss att genomföra verksamheten, exempelvis:

• Leverantörer av webbplats, anmälningssystem, databaser och e-post.
• Leverantörer av fakturering och bokföring.
• Konferensanläggning och catering, i den utsträckning det behövs för deltagaradministration och måltider.
• IT-leverantörer och andra tjänsteleverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning.

När en leverantör behandlar personuppgifter för vår räkning ska lämpligt personuppgiftsbiträdesavtal finnas.

Vi säljer inte deltagarnas personuppgifter till annonsörer.

6. Överföring av personuppgifter utanför EU/EES

Vissa digitala tjänster kan innebära att personuppgifter behandlas utanför EU/EES.

Om sådana överföringar förekommer ska de ske med stöd av en giltig överföringsmekanism enligt GDPR och med lämpliga skyddsåtgärder.

Du kan kontakta oss för mer information om vilka överföringar som förekommer och vilka skyddsåtgärder som används.

7. Säkerhet

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust och otillåten behandling.

Tillgången till deltagaruppgifter begränsas till dem som behöver informationen för att administrera och genomföra evenemanget.

8. Foto, film och ljudinspelning

Om vi fotograferar, filmar eller spelar in ljud vid våra evenemang informerar vi separat om syftet, rättslig grund, hur materialet kan användas och hur länge det sparas.

Denna integritetspolicy innebär inte i sig att du samtycker till att förekomma i marknadsföringsmaterial.

9. Dina rättigheter

Enligt GDPR har du, under de förutsättningar som anges i lagen, rätt att:

• Få information om hur dina personuppgifter behandlas.
• Begära tillgång till dina personuppgifter.
• Begära rättelse av felaktiga uppgifter.
• Begära radering av uppgifter.
• Begära begränsning av behandling.
• Invända mot viss behandling.
• Begära dataportabilitet när förutsättningarna är uppfyllda.
• Återkalla ett samtycke när behandlingen grundas på samtycke.

Vissa rättigheter kan begränsas när vi exempelvis är skyldiga att behålla uppgifter enligt lag.

Kontakta oss på hej@begåvningsdagen.se om du vill utöva dina rättigheter.

Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

10. Cookies och liknande tekniker

Webbplatsen kan använda tekniker som behövs för att den ska fungera, exempelvis för formulär och säkerhet.

Om vi använder cookies eller liknande tekniker som kräver samtycke ska vi informera om detta och inhämta samtycke innan teknikerna används.

Mer information lämnas i vår cookieinformation om sådan information krävs.

11. Ändringar av integritetspolicyn

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy om vår verksamhet eller personuppgiftsbehandling förändras.

Den aktuella versionen finns alltid tillgänglig på Begåvningsdagens webbplats. Vid väsentliga förändringar informerar vi berörda personer när det krävs.

12. Kontakt

Begåvade Unga Perspektiv Norden
Kontaktperson: Sten Collander
hej@begåvningsdagen.se
Baltzar von Platens gata 11, 112 42 Stockholm
Telefon: 0760-444637